Organizando os dados da sua empresa utilizando o método Marie Kondo

Se você ainda não ouviu o nome "Marie Kondo", eu não sei onde você esteve recentemente, mas na minha bolha 😉 só deu ela. A guru da organização é conhecida mundialmente pelos seus livros best-sellers sobre como ter uma vida mais organizada pode te trazer felicidade, ou nos termos dela: "spark joy".

A teoria da Marie é de que viver em uma casa desorganizada e com acúmulo de materiais se reflete em outros aspectos da nossa vida negativamente, tornando-a caótica. Para isso, ela tem um método, explicado no seu recente seriado da Netflix, em que ela visita as casas das pessoas para que elas possam aprender a organizar seu lar e, em consequência, sua vida.

O método consiste em algumas filosofias muito interessantes, e parando para refletir sobre ele me dei conta de que são extremamente aplicáveis ao contexto dos dados nas empresas: assim como uma casa desorganizada, dados não organizados dificultam a clareza, consciência e os processos organizacionais.

São inúmeras as analogias que podemos fazer com o método dela, mas pra começo de conversa, trouxe 4 para refletirmos juntos.

1. Compreenda o tamanho da sua bagunça

A primeira atividade que a Marie dá aos integrantes da casa é de colocar todas as roupas que as pessoas possuem em uma única pilha. Ao fazer isso, elas são confrontadas com a quantidade de roupas que elas possuem. Quando chego nas empresas para iniciar um novo processo de implementação de cultura analítica, geralmente sou questionada sobre novas fontes de informação e novos dados que as empresas podem utilizar para analisar no dia a dia.

Mas a primeira pergunta que eu faço é: quais são as informações que vocês tem disponíveis hoje? Muito dificilmente as pessoas sabem responder: as empresas são tão compartimentadas que eu já vi áreas diferentes comprando informações do mesmo fornecedor (e pagando em dobro!) ou guardando a mesma informação em bancos de dados diferentes.

Nossa primeira tarefa é mapear o universo de dados que aquela empresa já possui. Assim, evitamos retrabalho e conhecemos o potencial que temos em mãos para gerar valor. E geralmente tem MUITO valor mal explorado: grande parte das descobertas transformadoras estão dentro de casa.

Assim como a Marie Kondo, eu acredito que onde temos uma "bagunça de dados" temos oportunidade de descobertas organizacionais.

2. Compreenda a utilidade daquela informação

Na sequência, Marie pede que as pessoas olhem para um objeto e se questionem: "isso me traz alegria?". Respostas positivas devem ser guardadas de forma organizada, respostas negativas devem ser descartadas/doadas.

Nas empresas, nossa pergunta aos dados deve ser: "esse dado/informação responde alguma pergunta de negócio ou auxilia em alguma tomada de decisão?". Nem sempre temos clareza do motivo pelo qual estamos guardando alguma informação e a geração de dados não vai diminuir, só aumentar!

Tão importante quanto mapear os dados da empresa, é o mapeamento de perguntas que devem ser feitos aos dados. Somente quando tivermos os dois conseguiremos conectar a sua aplicação no dia a dia e resolver problemas de forma a gerar novas ideias e tomar decisões melhores.

Caso a resposta à pergunta seja positiva, devemos pensar na melhor forma de guardá-lo e, dependendo da frequência com que necessitamos daquela informação, ela deve estar visível e acessível a todos.

3. Comece por aquilo que você mais utiliza e conhece no dia a dia

Marie começa a organização pelas roupas, porque é algo que mexemos todos os dias. Se você soubesse a quantidade de pessoas que existem para organizar dados diariamente em processos que já poderiam ter sido automatizados nas empresas… é assustador!

São horas e horas de mão de obra qualificada perdidas baixando planilha, organizando planilha, fazendo relatório (!!!).

É desperdício de tempo e de inteligência. Em vez de fazer novas perguntas e analisar mais dados, otimizar o consumo daquilo que já está no seu dia a dia lhe permitirá ser capaz de julgar novas informações, pois você estará evoluindo aos poucos no processo e não tentando fazer tudo ao mesmo tempo.

A capacidade de armazenamento de informações hoje é ilimitada, mas a sua não é. Começar pelo que conhecemos nos permite desenvolver criticidade analítica – mas isso é assunto pra outro dia!

4. O processo é de todos

Talvez o ensinamento mais simples da Marie seja um dos mais difíceis, tanto para nossa casa quanto para dados –e se você parar para pensar, é o mais óbvio. Marie chega em uma casa onde existe uma mãe sobrecarregada de tarefas domésticas, que tenta a todo custo manter a casa organizada, mas não consegue. E geralmente é porque existem outros 2 ou 3 serhumaninhos que não colaboram.

Por que? Por que as decisões da organização da casa estão centralizadas. Mas, peraí, todo mundo tem um cômodo, todo mundo convive ali, todo mundo gera roupa suja… A maior dificuldade nos meus projetos é o comprometimento das pessoas com o processo.

Ter novas ideias e gerar lucro pra empresa? Todo mundo quer.

Ter informações organizadas ao seu alcance? Todo mundo quer.

Saber onde encontrar a resposta para a pergunta cabeluda que o líder colocou na mesa no final do dia? To-do-mun-do.

Pensar a estratégia de dados, mapear as perguntas, organizar as informações, analisar as informações, visualizá-las, testar hipóteses no dia a dia, montar equipes de ciência de dados… dos 10 que começam geralmente sobra 1.

Mas não são todos que tomam decisão pela empresa? Logo, não deveríamos ser todos responsáveis pela organização da nossa bagunça de dados?

Assim como no processo da Marie Kondo, ao longo de um processo de ciência de dados as empresas geram maior auto-conhecimento, consciência sobre seus próximos passos e sobre sua situação atual e, ainda mais importante, experientes e confiantes na forma como eles encaram grandes desafios. Mas para isso, às vezes, precisamos aprender a pedir ajuda e colaborar, e estar dispostos a tirar os monstros do armário, pois ao expormos a bagunça, também estamos expondo as pessoas que geraram ela.

E aí, você viu mais algum ponto de convergência entre organização de dados e o método da Marie? Deixa nos comentários!